Fra utfordring til suksess: TMFs overgang til Business NXT

For snart tre år siden begynte TMF og Proplan å diskutere mulighetene med den nye skybaserte ERP-løsningen til Visma, Business NXT. Vi anbefalte å vente til systemet var mer modent, men TMF ønsket å komme i gang raskere. Det førte til en utfordrende start og en bratt læringskurve for begge parter, som på et tidspunkt måtte ta en fot i bakken og strukturere prosjektarbeidet skikkelig for å kunne gå videre.

TMF Group

Nederlandsk multinasjonalt selskap etablert i 1988. I Norge har TMF vært til stede siden 2006 og tilbyr tjenester innen regnskap, skatt, finansiell rapportering, lønn, enhetsstyring og compliance. Selskapet har spesialistkompetanse innen det komplekse regnskaps- og skatteregimet for olje- og gassindustrien, inkludert joint venture-regnskap, rapportering og revisjon. TMF Norway har kontorer i Asker og Stavanger.

En krevende start med uventede hindringer

TMF gikk inn i prosjektet med en forventning om at overgangen til Business NXT ville være relativt enkel. Løsningen er bygget på grunnmuren til systemet de allerede brukte, Visma Business, og overgangen omtales ofte mer som en oppgradering enn et skifte til et helt nytt system. TMF så for seg en strømlinjeformet prosess der kundene raskt kunne flyttes over – men realiteten viste seg å være langt mer kompleks.

Den første store utfordringen i prosjektet var å få satt opp Flyttefabrikken, Vismas automatiserte migreringsverktøy som gjør det mulig å overføre data fra eldre systemer til skybaserte løsninger raskt, sikkert og med minimal manuell innsats. På grunn av TMFs strenge sikkerhetsregime og tekniske begrensninger i deres eksisterende SQL-miljø, måtte verktøyet tilpasses i samarbeid med Visma – en prosess som tok tid, men som til slutt gjorde det mulig å bruke Flyttefabrikken i samtlige migreringer hos TMF.

I tillegg var dette første gang vi i Proplan flyttet et regnskapsbyrå til Business NXT. Selv om vi hadde erfaring med å migrere enkeltbedrifter, stilte byråmodellen helt andre krav. Prosjektet manglet også en dedikert prosjektleder og et strukturert team fra TMF sin side, noe som gjorde oppfølgingen utfordrende.

I tillegg ble de to første kundene flyttet over uten en grundig risikovurdering og uten at alle tekniske avklaringer var gjort. Dette førte til at brukerne mistet tilgang i en uke – en kritisk situasjon for TMFs kunder.

Etter en krevende start med mye frustrasjon måtte TMF og vi i Proplan ta en fot i bakken. Det ble tydelig at prosjektet måtte omstruktureres før vi kunne gå videre.

Struktur, samarbeid og læring underveis

Omstruktureringen medførte at Delivery lead i TMF Norge, Marianne Hofbauer, involverte seg tettere i prosjektet, og i samarbeid med Proplans team, ledet av Adeel Yousaf Khan og Marianne Steensohn, ble det etablert en detaljert prosjektplan med tilhørende rutiner.

I løpet av den neste måneden jobbet vi systematisk med å:

✅ Sikre en tydelig ansvarsfordeling mellom TMF og Proplan og nok ressurser hos TMF
✅ Definere en strukturert testprosess før, under og etter migreringen
✅ Unngå at transaksjoner ble liggende «på flyt» mellom to systemer

Superbrukerne hos TMF fikk en sentral rolle i testprosessen. De deltok aktivt i kvalitetssikringen av systemoppsettet, verifiserte at nøkkelfunksjonalitet fungerte som forventet, og bidro til å avdekke eventuelle feil før live-migrering. Denne prosessen ga superbrukerne en dypere forståelse av Business NXT, som gjorde dem bedre rustet til å støtte sine kolleger i overgangen.

Da Marianne Hofbauer tok over prosjektet, tok hun eierskap fra dag én og gjorde et solid forarbeid – både sammen med oss i Proplan og internt hos TMF. Hun fulgte rådet om å dele migreringen opp i puljer, ‘waves’, noe som ga bedre kontroll og struktur i prosessen.

Adeel Yousaf Khan

Senior Prosjektleder i Proplan

Løsning på Flyttefabrikken og de tekniske utfordringene

En av de første utfordringene som måtte løses, var det tekniske rundt Flyttefabrikken og TMFs SQL-miljø. Her var det nødvendig å finne alternative løsninger for migreringen. Vi i Proplan samarbeidet tett med Visma Software for å identifisere de tekniske begrensningene og utvikle en løsning som fungerte innenfor TMFs infrastruktur.

I denne fasen ble det utviklet en ny valutamodul, spesielt tilpasset TMFs oljekunder, og sentral funksjonalitet som AutoInvoice, AutoPay og MDM Sync ble konfigurert. Samtidig ble en tydelig rollefordeling mellom TMF og Proplan definert, kurs og opplæring for superbrukere planlagt, og tilganger differensiert mellom superbrukere og vanlige brukere.

TMF fikk også tydelig avklart hvor grensene skulle gå mellom oppgaver de skulle løse selv, og når Proplan skulle involveres.

En mer helhetlig tilnærming til prosjektstyring

For å sikre en mer kontrollert og forutsigbar migreringsprosess ble det innført en rekke tiltak. Strukturen i prosjektet ble strammet opp, og det ble lagt større vekt på tydelige ansvarsområder, opplæring og oppfølging.

De viktigste tiltakene inkluderte:

✅ Tydelig ansvarsfordeling – klare roller mellom TMF og Proplan for å unngå misforståelser underveis

✅ Kick-offs og detaljert gjennomgang av prosjektplanen - for å sikre at TMFs ansatte forstod behovet for å følge planen og strukturen som var lagt

✅ Opplæring og kompetansebygging – avklaring av hvilke Visma Learning Universe-kurs de ulike rolleinnehaverne hos TMF måtte fullføre før prosjektstart

✅ Testflytting før live-migrering – dummy-kunder ble opprettet for å avdekke feil i rapporter og systemflyt før reelle kunder ble flyttet

✅ Internt samhandlingsforum – en intern blogg ble opprettet hos TMF der ansatte kunne stille spørsmål, dele erfaringer, melde feil og få rask hjelp fra superbrukerne

✅ Strukturert prosjektoppfølging – ukentlige interne planleggingsmøter hos TMF for å sikre at alle involverte var ajour med oppgavene sine

✅ Tett dialog med Proplan - for å håndtere eventuelle utfordringer fortløpende og sikre at nok nødvendige ressurser var tilgjengelige

Gjennom disse tiltakene ble migreringen langt mer kontrollert. For hver flytting ble prosjektplanen justert basert på erfaringene fra forrige runde, slik at feil ikke ble gjentatt.

Etter omstruktureringen av prosjektet hadde vi høy prioritet hos Proplan og fikk bistand og hjelp når vi trengte det. I store prosjekter som dette, er det viktig med en prosjektleder som ikke er opptatt med mange andre kunder samtidig.

Marianne Hofbauer

Delivery lead i TMF Norge

En vellykket overgang og økt kompetanse

Etter en krevende start med bratt læringskurve, har TMF nå fullført migreringen av sine kunder til Business NXT.

Overgangen til Business NXT har gitt flere fordeler:

✅ Økt brukervennlighet og oppetid – de ansatte slipper å logge inn via flere lag, som med Citrix, og systemet oppleves som mer intuitivt

✅ Kontinuerlige forbedringer – oppdateringer rulles ut ukentlig i skyen, i stedet for sjeldne og store on-site oppdateringer slik det var tidligere i Visma Business. Det er også enklere å holde seg oppdatert på funksjonalitet

✅ Sterkere internt fagmiljø – etableringen av et superbrukernettverk og et internt samhandlingsforum har gjort det enklere å dele erfaringer og finne løsninger internt. TMF sitter nå på høy kompetanse på NXT siden de frigjorde kapasitet og gjennomførte store deler av arbeidet selv

Selv om TMF i etterkant ser at de burde ha ventet før de gikk i gang, trekker de frem at samarbeidet med Proplan har vært avgjørende for å komme i mål. Beslutningen om å ta en fot i bakken og bruke tid på å etablere en detaljert prosjektplan var avgjørende for prosjektets suksess.

Marianne Hofbauer er sikker på at strukturen og erfaringene fra prosjektet har blitt en modell for hvordan Proplan nå gjennomfører migreringer for andre regnskapsbyråer.

“Vi lærte mye gjennom prosessen, og det har gjort oss bedre rustet til å jobbe effektivt i Business NXT. Vi satte pris på at Proplan var dedikerte og løsningsorienterte hele veien. Selv om det var en utfordrende overgang, står vi nå sterkere som organisasjon og er svært fornøyde med Business NXT,» avslutter hun.