GDPR-utfordring løst med Proplan HRM
En løsning for digital personaladministrasjon.
Da markeds- og kommunikasjonsansvarlig Ruzica Andersen tok på seg HR-rollen i Høglund AS for halvannet år siden, var personaldokumenter arkivert på server og i et fysisk dokumentarkiv, og de ansatte hadde ikke tilgang til egne personaldata slik lovverket krever.
Ruzica nevnte for sin kollega, Gro Anita Dørmænen, at hun var på utkikk etter et HR-system som både sikrer en god oversikt og GDPR-overholdelse.
Gro Anita, som i sin rolle som lønnsansvarlig bruker både Proplan Time og Payroll levert av Proplan, mente hun hadde hørt at Proplan også tilbyr en HR-løsning. Ruzica tok kontakt for en online demo av Proplan HRM og hun likte det hun fikk se.
Jeg vurderte andre systemer også, men mange av de var veldig store. Som en liten bedrift, opprinnelig familieeid, liker vi å gjøre ting enkelt. Proplan HRM var midt i blinken!
Høglund bestilte Proplan HRM og importerte alle ansatte fra lønnssystemet Payroll. Med full integrasjon mellom systemene, flyter data sømløst begge veier. Dermed er man raskt i gang.
Det som tok tid, var å gjennomgå og importere alle dokumenter manuelt inn i systemet. Tidsbruken var imidlertid verdt det, for nå vet Høglund at GDPR-regelverket er ivaretatt.
Høglund AS
Høglund har siden 1993 levert helintegrert automasjonsteknologi til det maritime markedet og har kunder over hele verden. Deres visjon er å utvide skipenes ytelser gjennom avansert automatisering.
Hos Høglund er de veldig fornøyde med Proplan HRM
"Vi bestilte Proplan HRM i januar, brukte litt tid på import av innhold og tok systemet aktivt i bruk i april. I slutten av juni ble alle personalmapper på serveren slettet," forteller Ruzica.
Hun har fått satt opp roller, som definerer hvem som skal se hva, opplever systemet som intuitivt og brukervennlig, og er veldig fornøyd med bistanden fra Proplans supportteam, blant annet fagkonsulent Mari Rugeldal.
"Mari og hennes kollegaer er gode på å finne løsninger, og jeg kunne ikke vært mer fornøyd. Systemet er også kjempeenkelt å bruke, og jeg har ikke engang trengt å gi opplæring til de ansatte. De finner ut av det selv. Og nå har de endelig tilgang til egne data og personalmapper, som GDPR-regelverket krever," forteller hun.
"Jeg hadde faktisk forventet flere utfordringer med nytt system. Men det har gått sømløst! Jeg er veldig godt fornøyd med Proplan HRM."
Ruzica liker veldig godt hendelser, meldinger og varslinger i systemet. Hun har også satt opp både onboarding- og offboardingprosess, selv om hun ikke har hatt bruk for offboardingen enda. Hos Høglund er de ansatte så fornøyd at veldig få slutter!
"Onboardingen fungerer veldig bra. Før hadde vi et skjema som vi fylte ut manuelt," forteller hun.
"Det er utrolig mye enklere å ha det digitalt og i et system. I tillegg har jo Proplan HRM tilrettelagt for digital signering, slik at jeg slipper å løpe rundt for å hente inn signaturer, for eksempel i forbindelse med arbeidskontrakt til nyansatt. Det er helt supert."
Neste steg: Kompetansekartlegging
Nå som det grunnleggende er på plass, er Høglund klar til neste steg. Kompetansekartlegging.
"Vi bruker allerede denne modulen på visum og vaksiner, siden vi har ansatte som reiser mye. Det er veldig praktisk at systemet varsler når noe må fornyes. Det vil bli en stor fordel for oss når vi får utnyttet denne modulen fult ut. Oversikt over kompetansen som finnes i selskapet er sentralt og viktig," sier Ruzica.
GDPR-utfordringen ble løst
Implementeringen av Proplan HRM har hjulpet Høglund med å få kontroll i forhold til GDPR-regelverket. Ved å samle all personalinformasjon på ett sted, har selskapet sikret at de ansatte har tilgang til sine data i henhold til lovverket, samtidig som selskapet har oppnådd bedre struktur og effektivitet i HR-arbeidet.
Ruzica er svært fornøyd med at systemet har gjort det enklere å overholde GDPR-kravene og sikre trygg og oversiktlig lagring av personaldokumenter - som var hovedmålet med systemet.