Avtale om drift og support av Proplan Tiltak i skyen

Avtaler Avtale om drift og support av Proplan Tiltak i skyen

Avtale om drift og support av Proplan Tiltak i skyen

1. Innledning 

Denne avtalen regulerer forholdet mellom Proplan Utvikling AS (heretter kalt Lisensgiver) og kunden (heretter kalt Lisenstaker) som får lisens til å bruke Proplan Tiltak i skyen (heretter kalt Tjeneste) tilgjengeliggjort av Proplan AS. Upheads AS er Lisensgiver sin underleverandør for levering av infrastruktur for etablering og drift i skyen, samt tjenester tilknyttet dette.  

Tjenesten leveres «as-is» til enhver tid også hensyntatt endringer. Lisensgiver har opphavsrettighetene til de nevnte Tjenester. 
 
Lisensbetingelsene gjelder for Proplan Utvikling AS’ Tjenester, og gjelder det antall lisenser som det er tegnet abonnement for, og de abonnement som måtte anskaffes på et senere tidspunkt. Tjenestene denne avtalen lisensierer består utelukkende av Proplan Tiltak og tilhørende moduler.  

Proplan Tiltak er en løsning for tiltaksarrangører og støtter prosessen med å få jobbsøkere ut i arbeid. Systemet har strenge krav til personvern, sikrer at avtaler og aktiviteter følges opp innen tidsfrister og forenkler arbeidet med rapporteringer mot oppdragsgiver. 

2. Lisens 

Lisenstaker gis herved en ikke eksklusiv, ikke overførbar, tidsbegrenset bruksrett til Tjenesten. Lisensgiver beholder alle immaterielle rettigheter til Tjenesten. 
 
Retten til bruk av Tjenesten er til enhver tid begrenset til den antall/mengde som Lisenstaker abonnerer og betaler for. Prisstruktur kommer frem av den Tjenesten sin produktbeskrivelse. 

3. Bruksrett 

Lisenstaker gis en begrenset bruksrett til Tjenesten. Tjenesten kan bare benyttes av Lisenstaker og dens ansatte. Dette inkluderer konsulenter som etter nærmere avtale har oppdrag hos Lisenstaker, og som forplikter seg overfor Lisenstaker til å følge samtlige vilkår i denne avtale. 

4. Overdragelse av lisens 

Denne lisens kan kun overdras til tredjepart etter skriftlig forhåndssamtykke fra Lisensgiver. Lisensgiver kan nekte å gi samtykke uten nærmere begrunnelse. Lisensen kan under enhver omstendighet kun overdras dersom denne avtalen aksepteres. 

Samtykke er ikke nødvendig dersom avtalen overdras i sin helhet ved at Lisenstaker fusjonerer, fisjonerer, eller på annen måte overdrar virksomhet eller omorganiserer. 

Lisensgiver kan helt eller delvis overføre sine rettigheter og/eller plikter i henhold til denne avtalen, forutsatt at dette ikke er til hinder for oppfylling av avtalen. 

5. SaaS 

Tjenesten stilles til disposisjon for Lisenstaker installert og driftet på Lisensgivers servere, eller servere gjort tilgjengelig for Lisensgiver av tredjepart (heretter kalt SaaS – Software as a Service). 

Dokumentasjon stilles til rådighet i form av elektronisk systemdokumentasjon via Lisensgivers web-sider. Tjenesten stilles til rådighet i den versjon og den form det til enhver tid har fastsatt av Lisenstaker alene.  Produktbeskrivelsen vil oppdateres i takt med oppdateringer.  

6. Underleverandører 

Lisenstaker aksepterer de vilkår som underleverandørene har fastsatt i vedlegg A. Underleverandører kan være kontaktpunkt for service direkte mot Lisensgiver, videre kan underleverandør fakturere Lisensgiver direkte for sine kostnader.  

Lisensgiver sitt ansvar ovenfor Lisenstaker for underleverandørers mislighold, strekker seg aldri lenger enn det ansvar som kan pålegges underleverandøren i henhold til dennes vilkår i vedlegg A. 

7. Ikrafttredelse 

Denne avtalen trer i kraft ved aktivering av abonnement. Dersom lisenstaker før dette tidspunkt har tatt Tjenesten i bruk regnes avtalen for akseptert og tredd i kraft fra det tidspunkt Tjenesten først ble tatt i bruk. 

8. Vedlikehold og videreutvikling 

Lisensgiver sørger for at Tjenesten oppdateres ved nye hovedversjoner. Nye versjoner vil kunne inneholde justeringer av feil eller mangler i programvaren (oppdateringer), samt nye og forbedrede funksjoner (oppgraderinger). Ytterligere veiledning defineres som support, jf. pkt. 9 
 
Lisensgiver har rett til å sende informasjon relatert til Tjenesten til systemansvarlig hos Lisenstaker, eventuelt andre personer Lisenstaker utpeker som mottager av slik informasjon. 

Videreutvikling:
Lisenstaker kan be Lisensgiver om å gi tilbud på videreutvikling eller annen særskilt tilpasning for Lisenstaker hvor det er mulig. Alle kostnader med dette bæres av Lisenstaker i henhold til nærmere angitte avtalevilkår som partene enes om forut for oppstart av videreutviklingen. Lisensgiver har ingen plikt til å gi tilbud etter dette avsnitt. 

9. Opplæring og support 

Dersom lisenstaker ønsker å benytte seg av tilbud om opplæring og kurs inngås det egen avtale om dette. 

For vilkår som gjelder for support vises det til Proplan AS sine standard supportvilkår i vedlegg B. 

10. Forlengelse 

Avtalen forlenges automatisk og bindende med tre måneder av gangen, med mindre avtalen sies opp av en av partene innen 1 måned før utløpet av den til enhver tid gjeldende lisensperiode. Om oppsigelsen kommer etter tidsfristen, gjøres den gjeldende for neste tremåneders periode.  

11. Månedsavgifter 

Den månedlige avgiften løper fra avtalen trer i kraft, jfr. Pkt. 7, og deretter fra eventuelt tidspunkt for forlengelse i henhold til pkt. 10. Fakturering for månedsavgifter skjer kvartalsvis på kvartalets siste dag. Faktura utstedes først når et helt kvartal er passert, med mindre det ikke lar seg gjøre.    
 
Månedsavgifter for forlengelse faktureres forskuddsvis, tidligst 3 måneder før utløpet av den til enhver tid gjeldende lisensperiode. 
 
Månedsavgiftene kan justeres årlig hver 1. januar i henhold til konsumprisindeksen etter leveringssektor ”Tjenester”, med indeksen for 1. januar det året avtalen ble inngått som basis. Ytterligere prisendringer kan forekomme ved større endringer i funksjonalitet eller bruksmønster, eller som følger av endringer i prisingen av underleverandørenes leveranser som ikke dekkes inn av overnevnte konsumprisjustering. 

Enkelte deler av det samlede vederlag etter denne avtale vil kunne bli fakturert fra Lisensgiver sine underleverandører av Tjenesten direkte til Lisenstaker. Periodisering, intervallene, prisjustering og øvrige vilkår for denne faktureringen vil være i samsvar med det overnevnte, med mindre noe annet er fastsatt i Vedlegg A. 

12. Konfidensialitet 

Lisenstaker forplikter seg til å hemmeligholde programvaren, dokumentasjon, og tilknyttet materiale som blir overlatt til internt bruk i henhold til denne avtalen. Lisensgiver skal sørge for at personale, underleverandører og eventuelle andre personer som får tilgang til tekniske og kommersielle forhold angående Lisenstaker bevarer taushet om disse forhold overfor tredje part. 

13. Rettigheter til tjenesten 

Lisensgiver har opphavs- og eiendomsretten til tjenesten. Lisensgiver har rett til på egen bekostning å tre inn i enhver rettslig tvist som måtte oppstå på grunn av påstand om at Lisenstakers bruk av tjenesten er i strid med andres patent eller opphavsrett, eller annen immateriell rettighet, så lenge det er adgang til slik inntreden etter gjeldende rett. Lisensgiver er ikke under noen omstendigheter ansvarlig for krenkelse av nevnte rettigheter som kan tilbakeføres til forhold hos Lisenstaker eller aktører med tilknytning til Lisenstaker. Lisenstaker har ingen rett til å bearbeide eller videreutvikle tjenesten denne lisensen omfatter, uten etter skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Lisensgiver. 

14. Ansvarsbegrensninger 

Lisensgiver har ikke ansvar for eventuelle tap Lisenstaker eller tredjepart påføres direkte, eller indirekte, som følge av feil eller forhold ved Tjenesten, som resultat av innlegging av nye versjoner eller feilaktig bruk av Tjenesten. Uavhengig av årsak skal Lisensgivers ansvar for kompensasjon, under ingen omstendigheter overstige ett beløp tilsvarende 3 månedsavgifter i denne avtalen. 
 
Lisensgiver er kun ansvarlig for tap av data ved påvist grov uaktsomhet eller forsett.  

Lisensgiver kan ikke stilles til ansvar for underleverandørers mislighold av Lisenstaker, i større utstrekning enn hva Lisensgiver kan gjøre gjeldende ovenfor underleverandøren.  Jf. pkt. 6 andre avsnitt. 

15. Mislighold 

Som mislighold regnes bl.a.: 

  1. Overdragelse til tredjepart eller annen kommersiell utnyttelse av tjenesten og dokumentasjon uten skriftlig tillatelse. 
  1. Bruk av tjenesten for flere brukere, eller mer ressursbruk enn avtalen gjelder for innen bedriften eller eksternt til samarbeidende bedrifter. 
  1. Ikke rettidig oppgjør for månedsavgifter. 
  1. Konfidensialitetsbrudd. 

Ved mislighold fra en part, kan den andre parten holde tilbake en forholdsmessig del av egne ytelser så lenge misligholdet varer. 

Ved betalingsmislighold kan leverandøren med 14 virkedagers varsel stoppe enhver ytelse til kunden, inntil full betaling medregnet forsinkelsesrenter er mottatt. Betalingsmislighold utover 30 kalenderdager skal regnes som vesentlig mislighold. 

Lisenstaker er ansvarlig for Lisensgiver sine eventuelle direkte og indirekte tap som følge av mislighold. 

Ved vesentlig mislighold fra en part, kan den andre parten, etter å ha gitt skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning.  

16. Personopplysninger 

Hvis Lisensgiver som følger av Tjenesten Lisenstaker benytter behandler persondata på Lisenstakers vegne, vil den til enhver tid gjeldende databehandleravtale for Tjenesten være gjeldende mellom Lisensgiver og Lisenstaker, hvor Lisensgiver er databehandler og Lisenstaker er behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen er inntatt i vedlegg C.  

17. Endringer 

Lisensgiver forbeholder seg retten til å foreta endringer til vilkårene og betingelsene i denne avtalen med 90 dagers forhåndsvarsel. Lisensgiver vil bli informert om slike endringer per e-post eller gjennom informasjon som publiseres på Lisensgivers nettside. 

18. Konfliktløsning 

Dersom det oppstår tvister i forbindelse med denne avtale skal disse forsøkes løst ved forhandlinger. Det skal føres protokoll for forhandlingene. Fører ikke forhandlingene fram innen 14 dager etter at en av partene skriftlig har bedt om dette er partene enige om at tvisten skal avgjøres innen det ordinære rettssystem ved Stavanger tingrett som det vedtatte verneting. 

19. Konfidensialitet 

Lisensgiver skal sikre at alle som på vegne av Lisensgiver mottar informasjon om Lisenstaker og Lisenstakers virksomhet, relasjoner samt andre opplysninger som er merket som konfidensiell informasjon, er forpliktet til å ikke gi disse opplysningene til en tredjepart uten Lisenstakers samtykke. Dette gjelder tilsvarende for Lisenstaker. Lisenstaker må også sørge for at alle som handler på vegne av Lisenstaker beskytter og oppbevarer konfidensiell og annen informasjon som Lisensgiver leverer til Lisenstaker, eller informasjon som Lisenstaker blir oppmerksom på; i den grad Lisenstaker forstår eller burde ha forstått at den aktuelle informasjonen er konfidensiell informasjon for Lisensgiver. Denne plikten til hemmelighold av informasjon skal også gjelde etter avtalens utløp. 

20. Oppetid 

Den enkelte tjeneste sin oppetid vil Lisensgiver bidra til blir best mulig. I mangel av angitt oppetid som er tallfestet foreligger det ikke krav til oppetid. Ved Lisensgivers mislighold av opptid reduseres Lisenstakers månedsavgift forholdsmessig i takt med avviket fra avtalt oppetid. En slik reduksjon av månedsavgift er ikke mulig for tjenester som ikke har definert noen oppetid. 

Nedetid som følger av videreutvikling eller andre planlagte oppdateringer medregnes ikke ved fastsettelsen av oppetid. Tilsvarende gjelder for nedetid som følger av forhold utenfor Lisensgiver kontroll herunder, men ikke begrenset til nettutfall og forhold på Lisenstakers side. 

21. Eierskap til data 

Lisenstaker skal eie Lisenstakers data benyttet i Tjenesten. Lisensgiver skal ikke skaffe seg noen rett, eiendomsrett eller fordel til Lisenstakers data og Lisensgiver skal ikke bruke Kundens data for noe annet formål enn det som er strengt nødvendig for å tilby Tjenester i henhold til denne avtalen. 

22. Avtalens omfang 

Dersom Lisenstaker har mottatt Tjenester som ikke er angitt i tilbudsdokumentet og prismatriser reguleres også disse av denne avtalen. Aksept av tilbud, aksept av ordre og/eller benyttelse av Tjenester er å regne som aksept av betingelsene i denne avtale. For spesialtilpasninger, kundetilpasninger, Tjenester og Tredje Parts Tjenester gjelder ikke avtalens pkt. 8. 

Vedlegg A: Tjenestebeskrivelse Upheads

Proplan Tiltak i skyen Proplan Tiltak i skyen er et partnerskap mellom Proplan AS og Upheads AS. Upheads vil levere all underliggende infrastruktur og lisenser som tjenesten inneholder:

  • Alle ressurser (CPU, minne og disk) som kreves for å kjøre Proplan Tiltak i skyen
  • Alle Microsoft-lisenser som Proplan Tiltak i skyen krever
  • Backup av alt i løsningen i inntil 30 dager
  • Support fra Upheads sin Servicedesk alle hverdager 07:00-21:00
  • Regelmessig installasjon av Microsoft sine sikkerhetsoppdateringer i løsningen

Løsningen er en publisert applikasjon som benytter seg av Microsoft sin «Remote Desktop Services» teknologi. Kunden vil få sin egen Active Directory som vil synkroniseres med kundens eksisterende Office 365 tenant. Fordelen er at brukerne da kan ha samme brukernavn og passord på Office 365 som på Proplan Tiltak i skyen.

Alle Microsoft-lisenser som kreves for å kjøre Proplan Tiltak i skyen er inkludert i tjenesten:

  • Microsoft serverlisenser for løsningen
  • Microsoft SQL lisenser for databasen
  • RDS lisenser for Remote Desktop Services
  • Office 365 A3 (Academic lisens)*

* Prisen forutsetter at betingelsene for bruk av Academic lisenser er oppfylt. Hvis ikke, vil lisensen måtte endres til Office 365 E3 og gi en prisjustering lik differansen mellom Office 365 A3 og Office 365 E3.

Bruker kunden Office 365 A3/E3 fra før, vil dette kunne innlemmes i Proplan Tiltak i skyen uten kostnad. Har kunden ikke Office 365 fra før og ønsker å ta i bruk dette, vil oppsett og migrering til Office 365 være et tilleggsoppdrag til etableringen av Proplan Tiltak i skyen.

All support forbundet med funksjonalitet og bruk av Proplan Tiltak i skyen er inkludert. Det forutsettes da at alle henvendelser meldes inn til Upheads sin Servicedesk. Kunde vil også få tildelt en primærkonsulent som kan kontaktes direkte dersom behov/ønske. Konsulentbistand er imidlertid ikke inkludert i brukerprisen/månedsprisen, og vil bli fakturert etter medgått tid. Feil som meldes til Servicedesk og/eller konsulent, og som ikke ligger innenfor tjenesten Proplan Tiltak i skyen, vil bli tilleggsfakturert i henhold til forbrukt tid. Eksempler på dette kan være:

  • Feil på kundens eget utstyr / infrastruktur
  • Feil på applikasjoner lokalt på kundens eget utstyr

Kunde kan fritt innlemme Proplan Tiltak i skyen med øvrige tjenester kunden bruker. Dette vil ansees som tillegg til tjenesten og vil kunne gi ekstrakostnader.

Eventuelle prisøkninger fra Microsoft vil kunne være grunnlag for prisøkning på tjenesten.

Vedlegg B – Generelle vilkår for support

 Avtalens hensikt og omfang

  • Avtalen innebærer at PROPLAN UTVIKLING AS i avtaleperioden gir støtte til bruker pr. telefon, web eller e-post slik at brukerne skal bli fortrolige med sitt program, få svar på aktuelle spørsmål og få avklart problemstillinger som måtte oppstå i forbindelse med bruk av programvaren.
  • Muligheten for å få svar pr. telefon, web eller e-post forutsetter at KUNDEN stiller spørsmål som kan løses innenfor en tidsramme på inntil 30 minutter.

Forutsetninger

  • Avtalen gjelder primært for de to siste standardversjoner av alle produkter. Ved bruk av eldre versjoner vil vi kunne henvise til en oppgradering før ytterligere tiltak vurderes.
  • KUNDEN må ha gyldig bruksrett for de angitte programmer.
  • KUNDEN bør ha gjennomgått kurs i aktuelle programmer/moduler, eller dokumentere tilsvarende kunnskaper.
  • Alle henvendelser etter denne avtalen skal skje via en hovedansvarlig hos KUNDEN
  • Dersom PROPLAN UTVIKLING AS finner det formålstjenlig, må KUNDEN prøve å kartlegge/undersøke, eventuelt løse problemet ved å utføre ulike operasjoner etter veiledning fra supportkonsulent.
  • PROPLAN UTVIKLING AS forbeholder seg retten til å henvise og/eller anbefale KUNDEN alternative forslag til kompetanseoppbygging. På samme måte forbeholder PROPLAN UTVIKLING AS seg retten til å henvise KUNDEN til annen konsulent når dette ansees nødvendig. Eventuelt kan det avtales at den aktuelle problemstillingen behandles videre som et ordinært konsulentoppdrag.
  • Kunder med gyldig supportavtale prioriteres foran kunder uten avtale.

Presisering av forhold som ikke dekkes av avtalen

  • Assistanse til tekniske problem vedr.  installasjon, drift og oppgradering dekkes ikke av avtalen, heller ikke spørsmål relatert til operativsystem, nettverk-, printer- og databaser.
  • Opplæring i programmet dekkes ikke av supportavtalen.
  • Assistanse utover det avtalen dekker, eller assistanse vedrørende programmer det ikke er inngått avtale for, faktureres som konsulentoppdrag etter gjeldende timepriser.
  • PROPLAN UTVIKLING AS er ikke ansvarlig for KUNDENs eventuelle driftstap eller sekundære skader som følge av en supporthenvendelse og tilhørende assistanse.
  • PROPLAN UTVIKLING AS er ikke ansvarlig for eventuelle programfeil i programvaren.
  • Denne supportavtale må ikke forveksles med obligatoriske vedlikeholdsavtale/bruksrettsavtale.

Øvrige betingelser

  • KUNDEN skal primært registrere sine henvendelser på PROPLAN UTVIKLING AS sin kundeweb, sekundært ved bruk av dedikert e-postadresse.
  • Støtte ytes i tidsrommet mandag 0900 – 1530, tirsdag – fredag 0800 – 1530.
  • PROPLAN UTVIKLING AS vil, hvis mulig, gi svar umiddelbart og senest innen utgangen av påfølgende arbeidsdag. PROPLAN UTVIKLING AS forplikter seg likevel ikke til å løse problemet innenfor denne tiden.
  • PROPLAN UTVIKLING AS forbeholder seg retten til å yte redusert support i ordinære ferier. Jul- og nyttårsaften, samt onsdag i påskeuken holder PROPLAN UTVIKLING AS stengt.