Visma Net AutoInvoice – ditt digitale postkontor
Hvorfor venter så mange med å sende elektronisk? Vi har tatt en prat seniorkonsulent Thomas Leistad i Proplan om Visma Net AutoInvoice.
Seniorkonsulent Thomas Leistad jobber med ERP, og implementerer løsninger som forenkler kundens hverdag. Han har gjennomført en lang rekke installasjoner av Visma Net AutoInvoice hos kunder, og vi tok en prat med han om hvorfor mange fortsatt nøler med å sende «alt» elektronisk.
Hva er AutoInvoice?
AutoInvoice er en løsning som gjør at du kan sende og motta e-faktura direkte i økonomisystemet ditt. Kort oppsummert så forenkler det fakturahåndteringen betraktelig.
AutoInvoice passer for alle bedrifter, små som store, og sparer deg for både tid og penger. Jeg ser ingen grunn til at noen fortsatt skal gjøre denne jobben manuelt, når vi har verktøy som dette.
Hvordan fungerer AutoInvoice?
Du oppretter fakturagrunnlaget på vanlig måte i økonomisystemet ditt og sender fakturaene via AutoInvoice.
Dersom du registrerer organisasjonsnummer til kunder og leverandører, vil AutoInvoice sjekke om organisasjonsnummeret kan motta elektronisk faktura eller ikke, og fange opp eventuelle endringer over tid. Videre vil systemet da automatisk sende faktura på preferert måte etter hvilken informasjon som er registrert mot organisasjonsnummer.
Dersom mottakeren kan motta elektronisk faktura, vil AutoInvoice sende fakturaen som EHF direkte inn i mottakerens økonomisystem. Kan ikke mottakeren motta elektronisk faktura, vil AutoInvoice automatisk sende fakturaen med e-post eller brevpost avhengig om e-post er registrert eller ikke.
Hva koster AutoInvoice?
Leistad blir ofte spurt om det ikke er dyrt å sende elektronisk faktura, det er jo gratis å sende pdf på e-post.
"Joda det koster litt penger, men det er langt billigere enn alternativet. Å sende en elektronisk faktura koster 3 kroner, hvis fakturaen går via e-post koster det fortsatt kr. 0. Om mottaker ikke kan motta elektronisk og fakturaen må gå postalt, tar Visma 9 kroner for å skrive ut, pakke og sende en 1-siders faktura. Det er faktisk billigere enn dagens A-porto," forteller han.
"Men den reelle besparelsen er større enn bare enkeltprisene. Du slipper å bruke ressurser på print, pakking, oppfølging av e-poster som ikke kommer frem (spam og feil e-post adresser) og purringer."
Det er regnet ut at Norge ville spart 27 milliarder kroner (2018) dersom alle norske post- og e-post fakturaer i stedet ble sendt elektronisk.
Hva er fordelene med AutoInvoice?
Det er mange fordeler med Visma Net AutoInvoice. Visma trekker gjerne frem følgende; mindre administrasjon, faktura i alle formater, kortere kredittid, mer kontroll, jobb i nettskyen og fornøyde kunder og leverandører.
Fordelene snakker for seg selv. Med AutoInvoice får du alt i system. Et system som gir oversikt over alt inn og ut. Du får muligheten til å kontrollere og ettersjekke ved behov. Ingen manuell flytting hit og dit, ingen scanning inn og ut, ingen usikker tolking og registrering. Du sparer masse tid på et ferdig dokument som er tolket og klar til «flyt».
Mange venter med å komme i gang
Elektronisk fakturahåndtering er kommet for å bli, og på sikt vil det sannsynligvis bli obligatorisk for alle. I dag er det mange som har en løsning som håndterer elektronisk faktura, men de bruker den ikke fullt ut.
Leistad beskriver situasjonene som dukker opp gang på gang: "Mange avventer, fordi de er usikre på funksjonaliteten. De tror det krever mer enn det faktisk gjør, og det er en reell problemstilling. De vil ikke bruke det 100 % før de har sjekket alt, men da kommer en jo aldri i gang. AutoInvoice er ikke noe skummelt, men endring er alltid litt skremmende. Løsningen fungerer veldig godt, det er helt trygt, og de som bruker det opplever både at de både sparer tid og at kostnadene går ned."
Om vi sammenligner med 2 år tilbake i tid, ser vi et betydelig høyere antall som er over på EHF i dag, men det er fortsatt under halvparten som sender via elektronisk faktura.
Du mister ikke kontrollen
Med AutoInvoice har du full kontroll på om fakturaen kommer frem og når, hvis ikke får du umiddelbart beskjed gjennom en varslingsfunksjon. Dersom din kunde eller leverandør ikke kan motta e-faktura, blir de automatisk fakturert på e-post eller post.
Leistad forklarer: "AutoInvoice er ditt nye postkontor, som håndterer all «post» inn og ut. Det beste, er at det går helt automatisk. Du har oversikt over hvem som har fått hva og om det er sendt per brevpost, på e-post eller via e-faktura."
Hva kreves for å komme i gang med AutoInvoice?
For å komme i gang med Elektronisk faktura må en registrere seg i ELMA registeret og ha et system som kan håndtere mottak. Oppsett av AutoInvoice kan i utgangspunktet gjøres på egenhånd. Mange fikser dette fint selv, men dersom man ønsker hjelp så bruker en konsulent mellom 2-3 timer på arbeidet. Løsningen i seg selv fungerer enkelt, og det er ikke mye veiledning så må til før du får det til, mange klarer det helt på egenhånd.
Du kan enkelt integrere ditt økonomisystem med AutoInvoice. Vi har erfaring med alle Vismas ERP-system og hjelper deg gjerne.
Spennende funksjonalitet
Det er heller ikke lenger bare snakk om fakturahåndtering når det gjelder AutoInvoice. Støtte for for eksempel pakkseddel, bestilling, kreditnota og ordrebekreftelse er ny spennende funksjonalitet som er inkludert. Dette betyr at også slike dokumenter kan sendes direkte mellom økonomisystemer fremfor via post eller e-post.
Det vil også snart bli mulig å sende oppdaterte pris- og produktlister til sine kunder på denne måten.
"Jeg tror dette bare er begynnelsen på alle de måtene vi kommer til å automatisere og digitalisere administrative oppgaver i fremtiden. Så det er bare å sette seg på toget å begynne å høste gevinstene allerede nå," avslutter Leistad.
Lovkrav om EHF
I det nye anskaffelsesregelverket som trådte i kraft 1. januar 2017 økte kravene til elektronisk konkurransegjennomføring:
- Alle statlig virksomheter skal kun motta EHF faktura – papirfaktura er ikke lov.
- Alle kommuner og fylkeskommuner skal kun motta EHF faktura når det er elektronisk levering av faktura.
- Alle virksomheter som sender faktura til offentlige etater skal benytte e-faktura.
Det er sannsynlig at regelverket vil bli utvidet de nærmeste årene.
