Regnestykket som får deg til å tenke

Proplan HRM gir nemlig bedriften din mulighet for betydelige besparelser. Ved å automatisere HR-prosesser som timeregistrering, ferie- og fraværshåndtering, onboarding, offboarding, sykefraværsoppfølging og personaldokumentasjon kan dere oppnå store tids- og kostnadsbesparelser.

Hvordan fungerer det?

Med automatisering av disse prosessene kan HR- og lønnsavdelingen i snitt spare tid tilsvarende en halv dag per uke, bedriftens ledere en halv dag dag per uke, og hver ansatt en halv time time per uke.

Totalt gir dette en besparelse på rundt 33 timer per uke for en bedrift med 50 ansatte.

Hva betyr dette i kroner og øre?

Vi har beregnet verdien av tidsbesparelsene basert på en gjennomsnittlig timelønn på 300 NOK (ved en snittlønn på 600 000 NOK per år).

• 33 timer spart per uke tilsvarer en besparelse på 39 600 NOK per måned og 475 200 NOK per år.
• Kostnaden for Proplan HRM: 50 ansatte x 50 NOK per ansatt per måned = 2 500 NOK, og 30 000 NOK per år.

Dermed ser vi at bedriften din kan oppnå:

• Netto besparelse per måned: 37 100 NOK (39 600 NOK – 2 500 NOK)
• Netto besparelse per år: 445 200 NOK per år (475 200 NOK – 30 000 NOK)

Hvordan dere velger å bruke den sparte tiden, er naturligvis opp til dere – enten det er til strategisk arbeid, bedre kundeservice eller rett og slett redusert arbeidsbelastning for ansatte og mer fornøyde ansatte og ledere.

Hvor kommer tidsbesparelsene fra?

Vi har spurt vår HR-business partner, Tone Jordal Askvik, som har over 25 års erfaring innen HR, om å gi oss litt mer innsikt i hvordan HR, lønn, ledere og ansatte sparer tid med Proplan HRM:

Effektivisering av HR- og lønnsprosesser

I en bedrift uten HR-system er både HR- og lønnsavdelingen ofte involvert i tidkrevende, manuelle prosesser. Med Proplan HRM vil flere av disse prosessene automatiseres, og resultere i betydelige tidsbesparelser:

• Automatisert fraværs- og feriehåndtering: Timer, fravær og ferie registreres direkte av de ansatte i Proplan HRM via mobilappen eller PC, der leder godkjenner. Ingen behov for manuelle ark eller Excel-skjemaer lenger.
• Intuitive dashboards: Gir tidsbesparende oversikt og gjør det enkelt å holde seg oppdatert på nøkkelinformasjon.
• Integrasjon med lønnssystemet: Timer, overtid, fravær, sykefravær og personalinformasjon synkroniseres automatisk med lønnssystemet. Reduserer risikoen for feil og sikrer at både HR og lønn alltid har oppdatert og korrekt informasjon.
• Effektiv personaladministrasjon: Oppretting av personaldokumenter går raskere med ferdige maler. Elektronisk signering gjør prosessene smidigere. Alle personaldata lagres i et sentralisert system, noe som gjør det enkelt å finne frem til nødvendig dokumentasjon uten å lete i mapper eller arkivskap.
• GDPR er ivaretatt. Systemet gir deg full tilgangskontroll og rollestyring, og du setter opp automatiske sletterutiner per dokument. I tillegg gir systemet deg full behandlingsprotokoll til fremvisning skulle du få tilsyn.

Disse effektiviseringene estimerer Tone frigjør minst en halv dag per uke for HR- og lønnsavdelingen.

Tidsbesparelse for ledere

Ledere har ofte en travel hverdag og bruker unødvendig mye tid på å følge opp administrative oppgaver for sine ansatte. Med Proplan HRM får de:

• Automatisert time-, fravær- og feriehåndtering: Timer, fravær og ferie registreres direkte av de ansatte i Proplan HRM via mobilappen eller PC som leder raskt godkjenner. Ingen behov for kontroll eller føring av manuelle ark eller Excel-skjemaer lenger.
• Automatisering av sykefraværsoppfølging: Integrasjonen med Altinn henter inn sykemeldinger og starter automatisk en sykefraværsprosess, inkludert oppgaver og påminnelser til både ledere og ansatte. Tar en brøkdel av tiden det tok før, og øker sannsynligheten for å få den ansatte raskere tilbake på jobb.
• Rutineoppgaver forenklet: F.eks. onboarding og offboardingprosesser er satt i system, noe som reduserer oppfølgingstid og blant annet får nyansatte raskere opp og gå.
• Oversiktlige dashbord: Alle nødvendige data er tilgjengelige på ett sted, som for eksempel fravær, ferie eller timeregistrering.

Dette sparer bedriftens ledere for minst en halv dag per uke på administrasjon og oppfølging.

Ansattes tidsbesparelser

Ansatte har ofte behov for å gjøre enkle administrative oppgaver selv, som tidligere krevde bistand fra HR eller ledere. Med Proplan HRM kan de ansatte:

• Håndtere time-, fravær- og ferieregistrering: Registreringen skjer direkte av de ansatte i Proplan HRM via mobilappen eller på PC som deretter godkjennes av leder. Ingen manuelle ark eller Excel-skjemaer som skal føres og leveres inn lenger. Når timer kan skrives «on the go» reduseres også risikoen for feilføring.
• Administrere egne data: Oppdatere personalinformasjon og finne personaldokumenter selv, uten å måtte involvere HR, lønn eller leder.
• Få tilgang til relevant informasjon: All dokumentasjon, inkludert arbeidskontrakter, er lett tilgjengelig i personalmappen deres. Det samme er fellesdokumenter for bedriften.

Dette sparer hver ansatt for 1/2 time per uke i snitt, som de kan bruke på mer produktive oppgaver.

Vi så at måten vi oppbevarte personaldokumenter på, og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg brukte vi altfor mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform, et grunnsystem, der alle ansatte kunne finne frem og sjekke informasjon selv.

Mona Espeland

Lønnsansvarlig hos Gilje Tre AS

Har du tid og råd til å la være?

Som du ser, gir Proplan HRM deg muligheten til å forbedre både effektiviteten og bunnlinjen. Med betydelige tidsbesparelser på tvers av HR-avdelingen, ledere og ansatte, er dette en smart investering som betaler seg selv.

Ikke la manuelt arbeid koste dere dyrt. Ta et smart valg for bedriften din i dag!