Slik fikk vi kontroll på onboarding av nyansatte med HR-system

Her får du mer informasjon om hvordan du kan gå fra manuelle sjekklister til kontrollert flyt – og få nyansatte til å føle seg velkomne og komme raskere i gang.

Et HR-system er et digitalt verktøy for å administrere HR-prosesser som personaladministrasjon, onboarding, offboarding, timeføring, sykefravær, dokumenthåndtering og oppfølging – alt samlet på ett sted. Det gir HR og ledere full oversikt, og sørger for at nye ansatte får en trygg og effektiv start.

Vi har tatt en prat med vår egen HR-ekspert her i Proplan, Tone Askvik Jordal, og nyansatte Malin Eldøy om hvordan overgangen fra manuelle prosesser til digital onboarding med Proplan HRM har revolusjonert oppstarten for nye ansatte.

HR-Tone: – Før var alt prisgitt den enkelte lederen

Tone startet som Senior HR Business Partner i Proplan i august 2024 og gikk rett inn i et av de viktigste områdene i HR: onboarding.

– Jeg kom inn i en prosess som allerede var under revisjon, og det var utrolig nyttig å både få oppleve onboardingen selv og være med på å rydde i den, sier hun.

I mange bedrifter er onboardingen manuell – de bruker sjekklister i Word, Excel eller på papir, og har lite struktur på tvers av avdelinger.

– Det største problemet er at alt avhenger av hvor strukturert lederen er. Noen lager egne lister, noen følger dem – andre ikke. Og den nyansatte? Ofte overlatt til seg selv etter introduksjonen, sier hun.

Tone peker på at manglende struktur kan gi en negativ opplevelse allerede første dag:
– Det er veldig demotiverende å møte opp til ny jobb og merke at ting mangler. Det kan være adgangskort, PC, systemer eller tilganger. Du føler deg ikke velkommen på samme måte, og det tar lenger tid å komme i gang. Uten struktur blir det rett og slett vanskeligere å lykkes.

Og det koster – bokstavelig talt. Dårlig onboarding kan føre til at verdifulle ansatte slutter før de kommer ordentlig i gang, og ifølge Human Capital Institute kan dette koste virksomheten opptil 1,5 ganger årslønnen per person som slutter.

Onboarding med HR-system gir struktur og trygghet

Proplan HRM er verktøyet som tar onboarding til et nytt nivå.

– Systemet leveres med en grunnstruktur for prosesser som onboarding, offboarding og sykefraværsoppfølging som følger med på kjøpet, og så bygger du videre fra det, forklarer Tone. – Vi har laget en tilpasset onboardingsplan for vår bedrift, med oppgaver for både leder og nyansatt.

En av de største gevinstene? Lik behandling på tvers av lokasjoner og ledere. – Vi vet at alle nye ansatte blir tatt imot etter samme standard – i tråd med våre mål og verdier.

I tillegg sparer systemet tid. Mye tid. – Det man ikke har system for, blir ofte ikke gjort. Det tar lang tid å finne ut av hvem som skal gjøre hva, hvor sjekklistene er, og hva som må med. Nå er alt definert, fordelt og tilgjengelig.

God onboarding lønner seg også på sikt: Det er hele 69 % større sannsynlighet for at en nyansatt blir værende i jobben i tre år dersom de får en god onboarding, ifølge HRmagasinet.

Med Proplan HRM kan du også følge opp onboardingløpet med varslinger, frister og rapporter – så du har kontroll på at alt faktisk blir gjort.

👉 Les mer om onboarding og offboarding i Proplan HRM og hvordan du kan få struktur fra første til siste dag.

Raskere i gang – og raskere i produksjon

God onboarding handler ikke bare om trivsel – det har også direkte effekt på produktiviteten. Når nye ansatte får tydelige forventninger, god opplæring og vet hvem de skal gå til for hjelp, kommer de raskere i gang med å gjøre jobben sin. Det sparer både tid og ressurser – og gir økt verdi fra første arbeidsdag.

Nyansatt Malin: – Jeg fikk eierskap til egen oppstart

Malin Eldøy hadde første dag som Digital Markedsføringsspesialist i Proplan 2. januar og har opplevd Proplans digitale onboarding i praksis.

– Det var utrolig ryddig, sier hun. – Alt var klart da jeg kom, som gjorde at jeg følte meg veldig velkommen. I tillegg visste jeg hva jeg skulle gjøre, kunne signere digitalt, og alt var samlet på ett sted.

For Malin var det også viktig å føle seg selvhjulpen. – Jeg kunne legge inn egne opplysninger, nødkontakt, følge med på oppgaver og fikk påminnelser om frister. Det ga meg kontroll og eierskap – og sparte både meg og andre for unødvendig mas.

Systemet gir også ansatte lovpålagt tilgang til sin egen personalmappe, inkludert alle dokumenter bedriften har på hver enkelt. – Det gir meg trygghet å vite at jeg har oversikt over alt, og at jeg kan finne igjen kontrakter, signerte dokumenter og personalhåndboken når jeg trenger det, sier Malin.

Sammenlignet med tidligere jobber der det gikk mer i post-it-lapper og muntlige beskjeder, merket hun stor forskjell:
– Her var det tydelig hvem som er hvem i organisasjonen, hvor jeg finner informasjon, og jeg kunne registrere fravær og ferie selv. Det gjorde at jeg raskt kom i gang, uten å drukne i detaljer.

Systemet ivaretar i tillegg personvern og datasikkerhet i tråd med GDPR – slik at både bedriften og den nyansatte kan føle seg trygge på at sensitiv informasjon håndteres korrekt og sikkert.

Sømløs integrasjon med Payroll

Proplan HRM har toveis integrasjon med lønnssystemet Payroll, slik at informasjon som registreres ved onboarding, automatisk overføres til lønnssystemet. Det gir bedre datakvalitet og mindre dobbeltarbeid – og sparer tid for både HR og lønn.

Oppskriften på en god onboarding

Tone oppsummerer det slik:
– Et HR-system gir deg strukturen. Men det er menneskene som gir den varme velkomsten. Har du begge deler – struktur og oppfølging – så har både nyansatte og bedriften et utrolig godt utgangspunkt for å lykkes.

Er du klar for å ta onboardingen til neste nivå?

Proplan HRM gir deg verktøyene du trenger for en trygg og effektiv oppstart. Få kontroll på prosessene og gi dine nye ansatte en bedre start – fra første dag.