Hvordan velger jeg ERP-leverandør?

Du ser at det er et gap mellom der bedriften din er i dag og der dere ønsker å være, som flytting av ERP-systemet opp i skyen vil dekke. Men du vet samtidig at et ERP-bytte vil kreve mye både av deg og kollegaene dine. Du ønsker derfor at prosjektet skal gå så knirkefritt som mulig.  

En leverandør med leveransemodell vil sørge for det.

Hva er en leveransemodell?

En leveransemodell er i korte trekk et prosjektstyringsverktøy som sørger for best mulig flyt i prosjektet gjennom å definere hver fase, hva den inneholder og hvor veien går videre.

Det aller viktigste modellen tilfører, er kontroller, avsjekk og godkjenning underveis. Slik er både du som kunde, og vi som leverandør, sikre på at vi er helt enige. Vi er enige om hvor vi er, hvor vi skal, og hva som skal til for å komme dit. Det som forventes hos begge parter. For det er ikke til å legge skjul på at implementering av ERP-system er store greier. Og her MÅ vi vite hva vi holder på med.

Nå som ERP-systemene har tatt reisen opp i skyen, er det ennå viktigere enn før. Fordi systemene har blitt større, integrasjonene flere, og verdiskapningen ligger i å begynne og bruke systemet.

Hvordan fungerer Proplans leveransemodell?

Leveransemodellen vi har utviklet gjennom over 30 år med Visma-samarbeid og ERP-leveranser, kaller vi PLM.

Den er finjustert utallige ganger gjennom årenes løp , og er fortsatt et levende dokument. Inspirasjonen henter vi fra ERP-guru over alle, Bo Hjorth Christensen.

Disse 3 bokstavene kan stå for allverdens, men hos oss står de for Proplan Leveranse Modell. En metode som funker. For både kundene våre og oss.

Under ser du modellen vår, etterfulgt av en beskrivelse av hver fase.

Vi tar utgangspunkt i et Tilbud

I denne fasen er det viktig å avklare at vi kan dekke deres behov. Vi gjennomfører et forprosjekt, skisserer en løsning, og setter opp en demo. Basert på dette gir vi et estimat og setter opp et tilbud til dere. Dette er en naturlig oppstart av samarbeidet og prosjektet.

Signert kontrakt er godkjenningen som fører prosjektet videre. Hver fase avsluttes med det som gjør vår modell til en suksess – nemlig godkjenning. Med godkjenninger underveis sikrer vi at alle er enige om hvor vi er og hvor vi skal før vi går videre.

Vi går deretter videre til Analyse

Dette er en viktig fase, hvor vi går ned i de detaljene som sikrer prosjektets suksess. Workshops er en viktig del av denne fasen, sammen med risikoanalysen vi utarbeider og løsningsarkitekturen vi setter opp. I denne fasen vil vi også reestimere prosjektet, basert på innsikten vi har oppnådd når vi har gått dypere ned i detaljene.

Vi setter opp prosjektet i vårt prosjektstyringsverktøy, som dere også har tilgang til. Slik har både dere og vi full kontroll.

Neste fase er Bygge og Teste

I denne fasen bygger vi systemet og setter opp et demomiljø for dere. Nå kommer detaljene til syne. I demomiljøet bruker vi deres egne grunndata for å gjøre opplæringen og testingen mer relevant og effektiv. Ved å starte tidlig opparbeiding av innsikt i det nye systemet, sikrer vi at de ansatte hos dere tar eierskap til det.

Testing av systemet mot deres arbeidsprosesser vil avdekke eventuelle tilpasningsbehov, som er avgjørende for å sikre at systemet fungerer i henhold til deres spesifikasjoner og gir ønskede resultater. Her vil dere også se om det dere ønsker kan realiseres, eller om vi må finne nye løsninger.

Det er viktig å huske at denne typen prosjekt ofte medfører nye rutiner og endringer i prosesser og arbeidsmetoder. En viktig suksessfaktor i denne fasen er derfor ikke bare opplæring av ansatte, men også avlæring av gamle metoder. Dette har vi spesielt fokus på her.

Spesialer som testes i prosjektet, godkjennes med en såkalt UAT – en User Acceptance Test, som sammen med en godkjenning avslutter fasen og overfører prosjektet til neste steg.

Da er det klart for Overlevering

Her migrerer vi data, gir ytterligere opplæring og kurs, og setter i gang driften basert på kjøreplanen. Denne, sammen med god kommunikasjon, er nøkkelen til en vellykket overlevering og oppstart av det nye systemet.

Vi har naturligvis et formelt overleveringsmøte som markerer overgangen til oppstartsbistand, fortrinnsvis on-site hos dere. Vi erfarer at det alltid er behov for driftsstabilisering i oppfølgingsperioden.

Også denne fasen avsluttes med en godkjenning, som markerer overleveringen av systemet, overføring av eierskap og dermed prosjektets slutt.

Sist, men kanskje også viktigst: Forvaltning

Der andre leveranser stanser etter overleveringen, fortsetter den hos oss. Vi ser at forvaltning er avgjørende for å sikre at dere får mest mulig ut av det nye systemet.

Vårt mål er at dere som kunde føler dere trygge og godt ivaretatt, ikke bare i prosjektfasen, men også etterpå.

Etter overlevering håndteres videre oppfølging vanligvis via vårt supportapparat, på saksbasis. Dere vil bli tilbudt en supportavtale som gir dere fastpris på hjelp, prioritet i køen, og optimal utnyttelse av systemet dere har investert i.

Her finner du mer informasjon vår support.

Ser vi imidlertid at dere har behov for mer oppfølging, vil dere få tilbud om en bistandsavtale. Den innebærer at en av våre konsulenter aktivt jobber sammen med dere i en bestemt periode. Vi tilpasser planen helt etter deres behov, for eksempel ved at en konsulent besøker dere én gang i uken i to måneder. Med en slik oppfølging får dere langsiktig og forutsigbar støtte, ikke bare ad-hoc hjelp, så lenge vi ser det er nødvendig.

Jeg er dedikert til å sikre at prosjekter leveres med høy kvalitet og innenfor avtalte rammer. Struktur, tydelig kommunikasjon og samarbeid for å møte kundens behov best mulig er viktig. Mitt mål er å skape trygge og effektive prosesser som gir gode resultater for alle.

Adeel Yousaf Khan

Senior Prosjektleder i Proplan AS

Hvorfor skal jeg velge Proplan?

Enkelt! Du skal velge oss på grunn av menneskene og PLM. Og fordi vårt fokus er på deg som kunde og ditt behov.

En av hovedutfordringene vi ser hos våre kunder er at de har et utvalg systemer som både overlapper hverandre og ikke nødvendigvis snakker godt sammen. Det vi gjør bra er å tilby systemer som tillater vekst, automatisering av prosesser og ikke minst, den viktige oversikten.

Fordelene med å samarbeide med oss er at vi ser løsninger på tvers av kunder og systemer, og er derfor gode på rådgiving i forhold til system og løsninger. Vi leverer det du trenger.

Vi hjelper altså til med å bygge broer. Binde sammen og spille systemene gode. Vi leverer alt: Lønn og HRM, regnskap, logistikk og integrasjoner. Vi er en partner, ikke bare en leverandør.

Vårt største ønske? At du kommer til oss FØR du er låst opp mot en løsning. Det er fordi vi så ofte ser et totalbilde basert på vår erfaring og teknologiske kompetanse, som ikke er så lett for deg å se.

Så jo tidligere, jo bedre. Det gir de beste systemløsningene!

Det er menneskene som utgjør Proplan

Hvem som helst kan levere systemer, men det er menneskene som utgjør forskjellen. Magien ligger nemlig i hva vi hjelper deg med å få ut av systemene dine.

Her hos oss har vi over 50 sertifiserte konsulenter (51 for å være nøyaktig) som hver dag står på for at du som kunde skal få den støtten og supporten du trenger for at systemene du har både skal forenkle hverdagen din, men også styrke konkurransekraften din.

Ingen av våre kunder går alene.