Har du kontroll på arbeidsavtalene dine?

Der vi tidligere kunne laste ned en arbeidsavtalemal fra Arbeidstilsynets nettsider, krever det nye lovverket en mye større grad av bedriftstilpasning av innholdet i arbeidsavtalene enn før. I tillegg har fristene blitt kortet ned og rettighetene til arbeidstaker blitt bedre. Har du fått på plass ny mal?

Se for deg at dere skal ansette en ny medarbeider, og dagens dato har passert 1. juli 2024. Du vet at det har kommet nye krav til innhold i avtalen, men har rett og slett ikke satt av tid til å oppdatere malen. Kanskje du ikke er helt sikker på hva som må være med heller? I tillegg vet du at det finnes flere versjoner av avtalemalene der ute, fordi dere har ikke fått på plass et godt system for å ivareta den praktiske biten enda.

Kjenner du deg igjen? La oss hjelpe deg.

Hva er målet med de nye kravene til arbeidsavtalen og hvem har ansvaret?

EU står bak de nye kravene og målet er å gi bedre trygghet til de ansatte gjennom å fremme mer forutsigbare arbeidsvilkår, gi økt trygghet og klarhet for arbeidstakere, samt bidra til å fremme hele og faste stillinger.

"Det er daglig leder som har det operative ansvaret for å overholde arbeidslovgivningen," forteller HR-manager May Guibaud i bedriftsrådgivingsselskapet BUHR. "Og det er styreleder som til syvende og sist har det overordnede tilsynsansvaret og er ansvarlig ved en eventuell tvist."

May deltok som fagekspert da vi tok opp dette temaet i vårt webinar tidligere i år. Opptak av webinaret finner du her.

De nye kravene gir deg som arbeidsgiver kortere frister

Hva er de nye kravene til innhold i arbeidsavtalen?

Endringer i § 14‐6 om krav til opplysninger i arbeidsavtalen*:

• Om arbeidstaker fritt kan bestemme sitt arbeidssted
• Arbeidstakers rett til annet fravær enn ferie betalt av arbeidsgiver
• Fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforholdet
• Tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen skal angis særskilt
• Om den daglige og ukentlige arbeidstid vil variere
• Ordninger for vaktendringer, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid (overtid og mertid), herunder betaling for slikt arbeid
• Om eventuell rett til kompetanseutvikling
• Ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse

*Kilde: BUHR. Ved behov for assistanse for utarbeidelse av ny mal, anbefaler vi at du tar kontakt med Astrid hos BUHR.

Må eksisterende ansatte signere en ny arbeidsavtale?

Nei, kravene gjelder bare for nye ansatte etter 1. juli. Eksisterende ansatte trenger ikke ny arbeidsavtale med mindre de selv ber om det. Hvis de ber om en oppdatert avtale, må arbeidsgiver gi dette innen 2 måneder.

Jeg har oppdatert arbeidsavtalemalen, hvordan løser jeg det praktiske?

Har du satt opp arbeidsavtalemalen i word? Har lederne i bedriften din mulighet for å tilpasse malen og lage sine egne versjoner? Signeres arbeidsavtalene for hånd, scannes og lagres på server? Eller enda verre i et arkiv? Oppbevarer dere personopplysninger på ansatte "i en evighet" i mangel på sletterutiner?

Én ting er å ha malen på plass, en annen ting er å forvalte arbeidsavtalene på en god måte og sørge for at det formelle er på plass i hele bedriften. For å ikke glemme at GDPR-regelverket skal overholdes.

Dessverre er hverdagen for mange bedrifter preget av manuelle, tidkrevende og uoversiktlige løsninger. Fremdeles. Men det trenger slettes ikke å være slik.

Vi har laget et system til deg, Proplan HRM, slik at du får:

✅ Kontroll på at alle bruker samme mal
✅ Ferdige arbeidskontrakter generert på null-komma-niks med personinfo direkte fra systemet
✅ Mulighet for digital signering med BankID
✅ Lagre- og sletterutiner som overholder GDPR-regelverket
✅ Systemet er naturligvis integrert med Vismas lønnssystem Payroll

Vi så jo at måten vi oppbevarte personaldokumenter på og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg brukte vi mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform der alle kunne finne frem, og folk kunne sjekke informasjon selv.

Mona Espeland

Lønnsansvarlig hos Gilje Tre AS

Les mer: Gilje Tre AS byttet ut safe og server med digital HR-løsning

Et HR-system vil også hjelpe deg til å overholde kravet til overlevering

Proplan HRM vil altså hjelpe deg både til å opprette arbeidsavtaler og forvalte dem. Det vil også gjøre det lettere å sikre at alle hos dere bruker samme oppdaterte mal, som følger lovverket.

I tillegg vil du få hjelp av systemet til å oppfylle direktivets krav til overlevering, det vil si

• at avtaler skal gis individuelt til den enkelte ansatte
• at avtaler skal kunne lastes ned, skrives ut og tas vare på
• arbeidsgiver må kunne dokumentere at informasjonen er gitt

Systemet tilrettelegger nemlig for at alle ansatte har tilgang til sin digitale personalmappe der alle dokumenter er lagret.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hva er konsekvensene for arbeidsgiver hvis de ikke oppdaterer arbeidsavtalene i henhold til de nye kravene?

Arbeidsgiver risikerer bøter og andre sanksjoner fra Arbeidstilsynet hvis de ikke overholder de nye lovkravene. I tillegg kan manglende avklaringer gjøre bedriften sårbar i juridisk tvist med ansatte.

Må eksisterende ansatte signere en ny arbeidsavtale?

Nei, eksisterende ansatte trenger ikke ny arbeidsavtale med mindre de selv ber om det. Hvis de ber om en oppdatert avtale, må arbeidsgiver gi dette innen 2 måneder.

Hva er fordelene med å bruke et digitalt HR-system for å håndtere arbeidsavtaler?

Digitalt HR-system gir bedre kontroll, øker effektiviteten, gir sikker lagring, og overholdelse av GDPR. Det forenkler også prosessen med å generere, signere og administrere arbeidsavtaler.

Hvordan kan arbeidsgivere sikre at de følger med på fremtidige endringer i arbeidslovgivningen?

Arbeidsgivere bør abonnere på nyhetsbrev fra relevante myndigheter, delta i HR-seminarer, og bruke rådgivningstjenester for å holde seg oppdatert på endringer i lovgivningen.

Hvilken rolle spiller HR-avdelingen i å implementere de nye arbeidsavtalekravene?

HR-avdelingen er ansvarlig for å oppdatere arbeidsavtaler, informere ansatte om endringer, og sikre at selskapet overholder de nye kravene. De bør også tilby opplæring til ledere og ansatte om de nye reglene.