Har du gode rutiner for sletting av ansattes data?
Hva gjør du med ansattes data når de slutter i selskapet? Har du etablert gode rutiner som sletter personopplysninger på en korrekt måte i henhold til GDPR, eller har de evig liv?
Tenk deg at du plutselig mottar en e-post fra en tidligere ansatt som krever at alle personopplysningene slettes. Du kjenner hjertet ditt hoppe over et slag ved tanken på å manuelt skulle samle inn informasjon fra ulike systemer, servere og kanskje til og med papirarkiv.
Hadde du hatt et HRM-system ville det blitt gjort med bare noen få tastetrykk 🙇🏻♀️.
Sov godt om natten med gode sletterutiner
Som ansatt på HR er du ansvarlig for å sikre at personopplysningene til de ansatte håndteres korrekt, både mens de er ansatt og ikke minst når de slutter. Og det gjelder jo deg selv også om du en dag skulle søke nye utfordringer, ikke sant?
Proplan HRM hjelper deg til å følge GDPR-regelverket
Systemet gir deg nemlig
✅ full kontroll på ansattdokumenter
✅ tilgangsstyring, hvem som har tilgang til hva
✅ mulighet for digital signering med BankID
✅ sletterutiner som gjør jobben enkel
✅ behandlingsprotokoll til fremvisning ved kontroll fra Datatilsynet
Les mer: Har du kontroll på arbeidsavtalene dine?
Vi så jo at måten vi oppbevarte personaldokumenter på og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg brukte vi mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform der alle kunne finne frem, og folk kunne sjekke informasjon selv.
Les mer: Gilje Tre AS byttet ut safe og server med digital HR-løsning
Hvordan fungerer gode sletterutiner i praksis?
I Proplan HRM kan du enkelt sikre at du har kontroll på ansattes informasjon i forhold til rett behandling og lagringstid.
Dokumenter kobles til riktig GDPR-aktivitet. Det sikrer at de blir ivaretatt og oppbevart i henhold til de regler som er definert. Dermed kan du enkelt slette dokumenter som har passert slettefrist. Du kan også lett flytte dokumenter når for eksempel ledere slutter.
Tilgangsstyring - hvem kan se hva?
Alle personopplysninger som lagres i systemet er tilgangsstyrt. Det betyr at det kun er leder eller andre som har et legitimt, tjenstlig behov for tilgang til opplysningene som har tilgang.
Systemet kommer med et sett faste roller, men det er naturligvis mulig å bygge opp helt egne roller og tilgangsstyre ned til minste detalj.
