Har dere kontroll på persondataene?

Personvernloven (GDPR) skal styrke og samle databeskyttelse for privatpersoner. Noe vi alle drar nytte av. Men det krever at lovverket blir fulgt. Gjør din bedrift det?

Lovverket gjør at privatpersoner og ansatte har større rettigheter i forhold til oppbevaring av sine personopplysninger. Det er gjerne førstnevnte, og da persondata knyttet til kunder og leverandører som har fått størst fokus, men hva med de ansatte?

Vår erfaring er at skremmende mange bedrifter ikke har tatt de nødvendige grepene. I mindre bedrifter er gjerne utfordringen at ansvaret for personopplysninger og HR-funksjoner ikke er systematisert og at det ikke er utpekt en person med dedikert HR-ansvar.

Hvordan sørger vi for at persondataene til våre ansatte er ivaretatt på rett måte?

Det første steget mot riktig persondatabehandling starter med å identifisere alle stedene ansattinformasjon lagres.

Deretter må det kontrolleres at dataen som er lagret, og at håndteringen av denne, etterlever GDPR. Det må også defineres hvorfor og hvordan informasjon skal behandles i deres bedrift.

Den ansatte har rett på tydelige svar når det kommer til:

• Hvor deres personopplysninger ligger
• Hvem som har tilgang
• Hvorfor de har tilgang

De ansatte har også krav til tilgang til egen personalmappe.

Mange selskaper har ikke betryggende/gode svar å gi på disse spørsmålene. Selskapene kjenner problemstillingen, men har gjerne ikke kapasitet eller midler til å iverksette en stor anskaffelse.

Proplan HRM ivaretar kravene til personvern på en enkel måte

Vi har laget en løsning, Proplan HRM, som ivaretar kravene, og som er enkel å få på plass uten verken store investeringer i tid eller kostnader.

Systemet er utviklet for å ivareta personsikkerheten til de ansatte i bedriften og hjelper deg på en enkel måte med å etterkomme kravene i loven. Der har du nemlig:

• All personinformasjon på ett sted
• Tilgangsstyring
• Sensitiv informasjon er ivaretatt

De ansatte har fullt innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert, og det er kun nærmeste leder og HR som har innsyn og tilgang til disse opplysningene.

Slik kommer du enkelt i gang med Proplan HRM

Ta kontakt med oss og vi

• bistår deg i kartleggingen (sjekklister)
• setter opp personalmodulen basert på sjekklisten
• gir deg opplæring og gjennomgang av løsningen
• bistår underveis ved spørsmål

Hva gjør du? Jo, du

• identifiserer hvor personopplysninger er lagret og lager i samarbeid med oss en plan for oppsett og tilganger (sjekkliste)
• skanner eventuelle dokumenter
• legger inn persondata (de ansatte kan selv redigere egen personinformasjon, også på mobil, slik at arbeidet for administrasjonen blir minst mulig), om du har lønnssystemet Payroll vil integrasjonen med Proplan HRM overføres persondata automatisk
• laster opp dokumenter i personalmappene og fellesdokumenter i dokumentarkivet
• informerer de ansatte og går i drift

Så enkelt!