GDPR-revisjon og rapportering i Proplan HRM
Visste du at tre av fem norske bedrifter bryter GDPR reglene? Med Proplan HRM lagrer du enkelt ansattopplysninger i henhold til lovverket.
GDPR-arbeid består grovt sett av tre faser. Først må du forstå hva GDPR er og hva det betyr for din bedrift. Deretter må du få personvernarbeidet opp på et visst minimum. Til slutt er det ditt ansvar å holde bedriften løpende GDPR-klar.
Med Proplan HRM er alle personaldokumenter samlet på ett sted – helt i henhold til GDPR. Systemet er skybasert og tilgjengelig fra både desktop og mobil.
– GDPR-regelverket må ligge til grunn for kjøpet av Proplan HRM. Det vil si innsyn, tilgang og oppbevaring av ansattes personaldata og dokumenter, sier Sverre Kjetil Lima, Proplans GDPR-ekspert.
Se også vårt webinar: De 5 viktigste fordelene du får i Proplan HRM
Vi så jo at måten vi oppbevarte personaldokumenter på, og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg til at vi brukte altfor mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform, et grunnsystem, der alle kunne finne frem, og folk kunne sjekke informasjon selv. Det fikk vi i Proplan HRM.
Intervju med Mona og hennes kollega Henning kan du lese her:
Gilje Tre AS byttet ut safe og server med digital HR-løsning
Viktig med gode GDPR-rutiner
Mange bedrifter har god kontroll på håndtering av kundedata og medlemsregister, men de er ikke like flinke på å håndtere egen ansattinformasjon. Både arbeidsgivere, ansatte og tillitsvalgte må ha et bevisst forhold til hvilke opplysninger som lagres i personalmappen, til hvilke formål og hvor lenge.
Det sentrale kravet i regelverket er at for enhver behandling som skjer av personaldata, så må man ha spesifikke og uttrykkelig formål med å behandle denne personinformasjonen. Man må også ha hjemmel for å gjøre det. Personalopplysningen skal heller ikke lagres lenger enn nødvendig. Som arbeidstaker har du krav om innsyn i alle personopplysninger arbeidsgiver har om deg. Med Proplan HRM, er det ikke nødvendig å måtte henvende seg til leder eller personalavdelingen, da dette vil være lett tilgjengelig i systemet for alle ansatte.
GDPR-revisjon
For å sikre løpende GDPR-etterlevelse, må bedriftene selv ta en regelmessig gjennomgang av personaldokumenter gjennom en intern GDPR-revisjon.
Det å automatisere prosessen med å slette og rydde i disse dokumentene gjennom Proplan HRM, har vist seg å være et veldig nyttig hjelpemiddel for mange kunder, spesielt med tanke på GDPR-revisjon.
Dashboard med viktige nøkkeltall
Proplan HRM er allerede godt etablert som GDPR personalsystem hos flere norske bedrifter. Nylig lanserte vi chatboten Netti som kan svare på HR- og personalrelaterte spørsmål direkte i applikasjonen. Nå har vi også utviklet en rapporteringsmodul som gir verdifull innsikt.
– Alle administrerende brukere og ledere kan lage sine egne dashboard med oversikt over bedriften. Det finnes et stort utvalg av nøkkeltall og grafer som kan vises på dashboardet, for eksempel oversikt over GDPR-aktiviteter, ansatt-statuser og kjønnsfordeling i bedriften, sier Malena Krogevoll, QA Test i Proplan HRM.
Få hjelp til rapportering
GDPR revisjon og dashboard er allerede inkludert i systemet for dem som har Proplan HRM, men vi anbefaler at rapportering gjøres i samråd med oss. Gjerne gjennom en runde med opplæring eller ved at en konsulent setter det opp slik dere ønsker å ha det. Ta kontakt med din kontaktperson i Proplan for å få aktivisert dette valget og få en rask gjennomgang. Det samme gjelder for GDPR -revisjon. Dersom din bedrift ikke har Proplan HRM, anbefales det å gjennomføre en workshop hvor vi går igjennom hvilke behandlingsprotokoll dere bruker i dag, og hvilke behov bedriften har med tanke på GDPR.
