Drill-down rapporter: Gå i dybden av dine data

Hva er en god rapport? Svaret er tvetydig. En god rapport for en bedrift, kan være elendig for en annen. Hvor god en rapport er,  avhenger av bedriften den skal brukes av.

Ofte er rapporter spesifikt bygget for en konkret bransje og bedrift. Som vi vet er det stor variasjon mellom bedrifter, selv innenfor samme bransje. Det er dermed ulike målinger og indikatorer vi har interesse av.  

Innsikt før design

Det ovennevnte gjør det vanskelig å gi et konkret svar på hva en god rapport er, vi ønsker istedenfor å fortelle hva elementene i en god rapport er. Vi har alle sett fancy rapporter, med heftige grafer og stilrene måleinstrumenter bugnende med tall og verdier som egentlig ikke gir mening for oss. Men så bra det ser ut! Utseende er helt klart en viktig faktor, men meningen med en rapport er først og fremst at den skal gi deg innsikt i verdiene dine. Vi anbefaler derfor at en alltid begynner med å få inn den relevante informasjonen i rapporten, før en begynner å utforske designmulighetene.  

Tenk over hvem som er mottakeren

Men hva er så den relevante informasjonen for dere? Som nevnt innledningsvis er rapportens relevans avhengig av virksomheten som skal bruke den. Men det er også et annet viktig aspekt involvert i rapportering; mennesket. For rapporter skal leses av mennesker, det er kun brukeren som faktisk skal lese rapporten som kan avgjøre om det er en god rapport eller ikke. Hvorvidt en konsulent eller virksomhetens leder opplever rapporten som god,  er helt irrelevant hvis brukeren ikke forstår den. Vi må også vurdere innholdet i rapporten, som arbeidstakere og arbeidsgivere har vi ulike behov for innsikt for å kunne utføre vår rolle. En økonomisjef behøver en annen oversikt enn noen i salg- eller prosjektavdelingen. Med andre ord gir en god rapport innsikten som den enkelte behøver. En god rapportløsning skal på lik linje ha fleksibiliteten til å gi hele virksomheten innsikten den behøver. 

Hold det enkelt

Hvis vi nå går over til innhold og design av rapporten, er det flere elementer som spiller inn. Det første og det mest elementære er at rapporten ikke inneholder for mye informasjon. Noe av det mer frustrerende vi ser, er overdrevne rapportsider med enorme regneark med kolonner med målinger på alt og ingenting. Slike sider gjør det utfordrende å få oversikt over den virkelig viktige informasjonen. Misforstå oss rett, rapporter utformet som regneark kan være helt fantastiske, men inneholder de for mange kolonner vil de kunne bli uoversiktlige. Rapporter skal være enkle og oversiktlige. Skalere ned rapporten til det viktigste.  

Drill-down rapporter

Hvis en ønsker at rapporten skal være detaljert, men fremdeles være enkel og oversiktlig, er tipset å bygge den etter en hierarkisk struktur. Såkalte drill-down rapporter. I rapporteringssystemer kan vi nemlig bruke overordnede nivåer til å forminske informasjonsmengden. Under ser vi et eksempel for solgte varer. Drill-down rapporter innebærer at informasjonen ikke ligger «fremme» hele tiden, den ligger skjult under en overordnet kategori. Ønsker en å se informasjonen «driller» en seg ned til nivået under. Eksempelet har tre nivåer; varekategori, produktgruppe og vare.

Nivå 1

Under ser vi det høyeste nivået varekategori, det gir en helt generell oversikt over fakturert sum og antall for de to varekategoriene.  

Nivå 2

Driller vi ned et nivå, får vi litt mer detaljer, vi ser nå hvordan salgene er fordelt pr produktgruppe. Vi har ikke bare solgt 10 stoler, vi har solgt 3 spisestoler og 7 lenestoler.

Nivå 3

Hvis vi vil ha enda mer detaljer kan vi drille ned enda et nivå. Vi har nå full oversikt over hvilke varer som er solgt, antallet for hver enkelt vare og hvor mye vi de er solgt for. Skulle vi utvidet dette ytterligere kunne vi lagt til fakturaene under varene, og på denne måten utforsket hvert enkelt salg.

Poenget med å bygge rapporten etter en hierarkisk struktur er å kunne velge hva man vil se. Det er ikke alltid nødvendig å ha med alle detaljene, ofte trenger en bare et overblikk. Med bruk av drill-down rapporter vil en fremdeles ha detaljene tilgjengelig, men uten at det trenger å bli uoversiktlig. Det handler om å gi brukeren mulighet til å begrense informasjonen de ser.  Dersom rapporten er for generell, vil den kunne gi oss for mye informasjon. For å begrense informasjonsmengden bør en bygge rapportene sine på en gjennomtenkt måte. Som nevnt over kan en benytte seg av ERP-systemets hierarkier i kombinasjon med drill-down for å holde det ryddig.  

Filtrering og tid gir bedre innsikt

Å ta i bruk filtre og tid i rapportene er helt elementært for å bygge gode rapporter. Tid er helt grunnleggende for å gjøre informasjonsmengden håndterlig. En rapport som viser hvert enkelt salg mellom 2018 og 2021, vil være uhåndgripelig for de fleste. En bør derfor benytte seg av et datofilter, slik at en kan filtrere seg frem til perioden, året, måneden eller dagen en vil se nærmere på. Å filtrere tiden vil gi langt bedre innsikt, en vil også kunne bruke tidsdimensjonen direkte i rapporten for å gi oversikt over periodiseringen.  En vil på en slik måte kunne se hvordan salget fordeler seg over tid, også her kan en benytte seg av hierarkiske strukturer og drill-down.