Denne hesten (!) kan hjelpe deg i valg av nytt ERP-system

La meg male et bilde for deg: Du er en person på starten av 1900-tallet, som i alle år har  hatt en hest for å utføre forskjellige oppgaver.

Hesten er ikke superrask, men den er trofast, fornøyd og arbeider jevnt og trutt. Du føler den fyller det behovet du har helt passe, og du kjenner begrensningene til hesten ut og inn.

Plutselig begynner naboene å kjøpe seg noen av disse nye, motoriserte kjøretøyene. Du ser med én gang at et slikt kjøretøy vil være mye mer effektivt og bedre til å håndtere de oppgavene du må gjøre. Hesten sine funksjoner falmer i forhold.

Derfor drar du inn til byens forhandler, og sier: – Jeg har hatt en hest i hele mitt liv, og trenger nå et nytt motorisert kjøretøy!

Forhandleren møter deg med et smil, og svarer: – Selvsagt skal vi få skaffet deg det! Men hvilke krav har du til spesifikasjonene kjøretøyet skal ha?

Ikke begrens deg til det gamle systemet

Vi skrur tiden frem igjen til dags dato – og du er tilbake i kontorstolen. Du har ikke noen hest, men et eldre ERP-system satt opp lokalt på dine egne servere. Det er heller ikke snakk om et motorisert kjøretøy, men et nytt, skybasert ERP-system.

Forhandleren er Proplan, som forsøker å vurdere om vi har funksjonaliteten i systemet som matcher dine behov. Du skal levere forhandleren en kravspesifikasjon for å sikre at dine behov blir møtt.

Det er her dette bildet med hesten blir nyttig. For om du kun vurderer kravene dine for et nytt kjøretøy ut fra behovet til den gamle traveren, vil dette være en lite produktiv prosess. Spørsmål rundt hva slags høy du trenger, hvor ofte sko må byttes og hvorvidt det følger med en børste og sal på kjøpet er jo ikke relevant i det hele tatt.

Begrenser du deg selv til å kun sette krav og vurdere funksjonaliteten ut fra hva hesten kunne gjøre, vil du ikke kunne vurdere alle de nye mulighetene som ligger i kjøretøyet.

Hesten kunne kanskje frakte ting, transportere deg rundt og dra plogen i åkeren. Men det at det motoriserte kjøretøyet kan knuse stein, løfte trær og vanne åkeren har kanskje enda ikke falt deg inn.

Det er jo disse egenskapene du vil ha stor nytte av – men fordi hestens muligheter er utgangspunktet, blir det aldri nevnt for forhandleren.

God dialog med leverandøren er kritisk

Som forhandler av forretningssystemer, er det vårt mål at du skal få den beste tilpasningen av systemet som passer dine behov. For at vi skal være i stand til dette, er det viktig at du har de rette kriteriene for å vurdere hva som er et godt system for deg.

Kanskje du ikke engang har hatt en hest før, og tenker å gå rett på et kjøretøy. Da kan godt være at dine antakelser og krav om hva som er et godt system ikke lenger er oppdaterte – eller kanskje til og med ikke er fornuftige. Du har jo ikke hatt systemet, og kjenner ikke mulighetene.

Men det gjør vi. Derfor er det kritisk at vi får til en god dialog med deg som kunde, og kan avklare hva dine behov er og hvilke muligheter systemet har. Alle funksjonene vil kanskje ikke være relevante, men du vil bli overrasket over bredden i hva som er mulig!

Vi sier ikke at du skal kaste kravspesifikasjoner ut vinduet, men forsøk å tenke utenfor boksen satt av det gamle systemet. Ta en prat med noen som kan dette, for god kartlegging.

Selv om hest en gang var best, så er det nye tider og nye muligheter for dem som tar steget over i automatikkens verden i de skybaserte systemene.

Med et nytt system kan du endelig frigjøre tiden du brukte på å utføre alle de manuelle oppgavene relatert til hesten. Du kan til og med bruke frigjort tid på å faktisk skaffe deg en ekte hest. Mulighetene er endeløse!

✍🏻: Denne artikkelen er skrevet av tidligere Visma net ERP trainee, Eirik Morken.