Bli papirløs og spar tid med Proplan HRMs nye modul for elektronisk signering
Bruker organisasjonen din mye tid, kostnader og ressurser på å innhente, behandle og arkivere signerte dokumenter? Med Proplan HRM er alle personaldokumenter samlet i skyen – helt i henhold til GDPR. Nå kan man også sikre digital arbeidsflyt med elektronisk signering.
En e-signatur, eller elektronisk signatur, er en juridisk bindende måte å få samtykke eller godkjenning på i digitale dokumenter eller skjemaer. Den er sikker og verifiserbar, og kan erstatte en håndskrevet signatur i så å si alle prosesser.
Stadig flere bedrifter ser behovet for elektroniske signaturer, og det er gjerne ikke så rart, for fordelene er mange. Elektronisk signatur er svært tid- og kostnadsbesparende. Du slipper å tenke på papirer som skal sendes, underskrives, skannes og arkiveres, og kutter dermed både utskrifts- og utsendelseskostnader.
Den største fordelen med digital signering er at det er raskt og enkelt for ledere, HR-personell og ansatte når det for eksempel skal signeres en ansettelsesavtale. Med Proplan HRM autentiseres underskriverne gjennom BankID.
Støtte for GDPR
Proplan HRM spiller en viktig rolle når det kommer til kvalitetssikring og støtte for GDPR. Bruker får mulighet til å opprette et dokument (for eksempel en arbeidskontrakt eller en taushetserklæring), gjennom forhåndsopprettede maler og lagre disse automatisk i henhold til GDPR, rett i de ansattes personalmappe i systemet. Herfra kan brukeren sende dokumentene til signering, velge i hvilken grad det kreves autentisering og deretter vil systemet legge de signerte dokumentene tilbake i personalmappen til de ansatte.
– Selv om dette er en relativt liten modul, løfter det kvaliteten på personalsystemet den dag i dag. Spesielt for kunder som for første gang trer inn i den digitale HR-verdenen, sier Lomeland.
Elektronisk signering automatiserer papirarbeidet
For en bedrift som ikke har digital signering den dag i dag, vil rutinene innebære penn og papirarbeid, og en prosess med mange små ledd. Denne prosessen er relativt liten, men vil være gjentakende for flere ulike situasjoner og tidkrevende i lengden. I tillegg til signering av kontrakter og lignende har modulen også en intern signering som fungerer som en aksept på at et notat, referat eller annet dokument er “lest og forstått”. Dette vil erstatte utsending av e-post hvor man ber den ansatte bekrefte “Ok” eller “lest” via e-post.
– Proplan HRM har mye fokus på dokumenthåndtering, og det er også her den nye modulen vår treffer godt. Synergien i korte trekk kommer av muligheten bedriften får til å automatisere arbeidet de har i dag, gjennom et system som er utviklet med fokus på godt brukergrensesnitt og funksjonalitet som er tilrettelagt for fagfeltet HR. Digital signering er en av mange funksjoner som er med på å støtte disse punktene, sier hun.
Les også: O. Hansen & Sønner AS har fått en enklere hverdag med Proplan HRM og digital signering
En mer fremtidsrettet bedrift
Å komme i gang med elektronisk signering vil være et viktig steg i digitaliseringsprosessen for enhver bedrift. Ved å innføre digital signatur i personalsystemet, sikrer man en digital arbeidsflyt og hindrer at personopplysninger kommer på avveie. Bedriften blir også oppfattet som mer moderne og fremtidsrettet blant unge arbeidstakere.
– I dagens samfunn stilles et annet krav til utvikling og fremtidsrettede perspektiv hos bedrifter. For oss nyansatte, gir dette også et relativt godt grunnlag for hvilke forventninger vi har for bedrifter i forhold til digital modenhet og innovasjon. Digital signering er en enkel prosess, og det gjør at dem som har en viss grad av teknologisk adopsjon er vant med at veien fra A til Å er relativt kortere enn ved manuelt arbeid, understreker hun.
Proplan jobber i dag med en prosessmodul, som er grunnlaget for neste HRM modul, som blant annet vil støtte moderne konsepter rundt “onboarding” av ansatte.
– Kombinasjonen av disse to modulene, sammen med gjeldende funksjonalitet i Proplan HRM, vil skape et eksepsjonelt godt grunnlag for bedrifter som ønsker å gjøre veien litt kortere og sikre at ansatte blir tatt godt vare på, avslutter Sunniva S. Lomeland.
Se vårt webinar: Spar tid med digital dokumenthåndtering og signering
