3 gode råd ved implementering av skybasert ERP

Hans tre mest konkrete råd er: Sett av nok tid til brukerstøtte, rydd i dataene på forhånd og ikke la frustrasjonen ta overhånd.

Konsulent Magnus Rasmussen Vadla i Proplan har opparbeidet seg god erfaring i implementering av Visma.net Financials og Logistics, Visma sitt rene skybaserte ERP system. Stadig flere kunder ser nytten og behovet i å komme seg «opp i skyen».

Vi har bedt han dele noen erfaringer fra disse implementeringsprosessene og hva som gjør at de lykkes.

«Siden Visma.net er skybasert og mer standardisert kan vi på generelt grunnlag si at implementeringsperioden er kortere enn ved jordbaserte systemer som f.eks Visma Business. Det er fullt mulig å kun bruke 20-30 konsulenttimer og være i gang 1 måned etter kontraktsignering,» forteller Vadla.

«Forutsetningen for at det skal gå så radig er at kommunikasjon med kunden er tydelig, kravspesifikasjonen er endelig og at kunde har satt av nok interne ressurser til koordinering av prosjektet,» understreker han.

I selve implementeringsprosessen er det viktig at utførende konsulent kommer tidlig inn i bildet og blir kjent med kundens behov.

«Jeg som konsulent er ofte med allerede i tilbudsprosessen for å kunne stille de rette spørsmålene og danne et meg et godt bilde av oppgavene som skal løses. Mange ganger kan et forprosjekt være en lur investering før endelig avtale inngås. Da får vi kartlagt alle prosesser mye mer detaljert og jeg kan komme med innspill til områder som kan optimaliseres.»

Konsulentene i Proplan har et eget metodeverk og sjekklister for å sikre kvalitet og fremdrift i leveransene, men som i ethvert prosjekt er de avhengige av god dialog med kunden.

En oppgave som ofte kan være mer krevende enn det kunden har forutsett er import av data fra «gammelt» til nytt system.

«Jeg opplever ofte at det kan være en del rot i gammel data. Eller at data skal hentes fra flere systemer og at det er flere personer som har ansvaret for ulike datasett. Det kan fort bli forsinkelser eller ekstra konsulenttimer hvis kunden overlater ryddejobben til oss fremfor å gjøre det selv. Det er kritisk viktig at data som skal inn i systemet er korrekt ellers blir det «Shit in, shit out» uansett hvor bra det nye systemet er. Jeg pleier å si til kunden at bytte av system er en god anledning til å rydde i sakene sine. Her gjelder også dette jeg nevnte tidligere mht. å sette av tilstrekkelig med interne ressurser,» forteller Magnus.

Mange undervurderer opplæring

Et annet felt som er spesielt viktig for at prosjektet oppleves som en suksess hos kunden er opplæring og brukerstøtte.

«Jeg ser ofte at kunder undervurderer hva som skal til. Spesielt når det gjelder opplæring av personene som faktisk skal bruke systemet. Å sette av en halv dag til en første opplæring kan være greit for å komme i gang, men det holder sjelden for å være helt selvgående. Man bør derfor ta en ny runde med mer avansert opplæring og avklaring av spørsmål i etterkant av igangkjøring. I tillegg vil en supportavtale gjøre at brukerne har noen de kan henvende seg til for raske svar.»

Vadla forteller at det er utrolig spennende å være konsulent på Visma.net plattformen.

«Systemet har en utrolig rask utviklingstakt så det er stadig nye muligheter å ta i bruk. Akkurat nå kjøres det piloter på en prosjektmodul som kommer til høsten – den vet jeg vil være nyttig for mange kunder. Brukergrensesnittet ble også nylig oppdatert og gir kunden mye større muligheter for tilpasning av menyer og arbeidsfelt.»

At Visma.net lagt opp til høy grad av automatisering er ingen hemmelighet. Rutine- og regelstyrte oppgaver som fakturering, betaling, plukklister, innkjøpsforslag med mere er det en selvfølge at blir automatisert.

«Det jeg som fagekspert ser på som spennende nye muligheter kan noen ganger være en liten hodepine for kunden. Å endre rutiner som har fungert greit i årevis kan oppleves som utfordrende, selv om de gir gevinster,» sier han.

« Noen er også vant til at man hele veien tilpasser og justerer systemet til å passe sin bedrift fremfor å velge arbeidsmetodikken systemet er lagt opp til. Kanskje oppgaven ikke blir løst på akkurat den måten man hadde sett for seg. I slike tilfeller er det viktig å ikke la frustrasjonen ta overhånd. Selv om systemet er standardisert er det utrolig mye vi kan få til allikevel. Er man endringsvillig og litt fremtidsrettet får man et effektivt system bedriften virkelig kan vokse med,» avslutter Magnus.